L’embauche du nouveau salarié au Sénégal : Les formalités administratives à respecter par l’employeur
L’embauche est le processus qui démarre par les opérations de recrutement et se termine par la conclusion d’un contrat de travail. Le recrutement est l’opération effectuée par un chef d’entreprise et qui consiste à rechercher les personnes susceptibles de tenir l’emploi disponible dans l’entreprise et à sélectionner les candidats qui semblent le plus aptes.
Le processus de recrutement est un acte clé de la Gestion des Ressources Humaines. Au Sénégal, certaines formalités sont imposées à l’employeur pendant la phase l’embauche d’un nouveau salarié. Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur ces obligations de l’employeur pendant la phase du recrutement.
AU SOMMAIRE DE CET ARTICLE
- - L’obligation de remise d’un exemplaire du contrat de travail au salarié
- - L’obligation d’inscription au registre de l’employeur
- - L’obligation d’information de l’inspection du travail
- - L’obligation d’affiliation du salarié à la Caisse de Sécurité Sociale
- - L’obligation d’affiliation du salarié à l’Institut de Prévoyance Maladie
- - L’obligation de faire subir une visite médicale d’embauche au salarié
1) La remise d’un exemplaire du contrat de travail
Au Sénégal, la conclusion du contrat de travail peut être en principe verbal ou écrit. Toutefois pour diminuer les risques de litige et constituer une véritable preuve, il est fortement conseillé d’établir un contrat de travail écrit. Lorsque le contrat de travail est établi par écrit, l’employeur à l’obligation de remettre au travailleur un exemplaire du contrat de travail contre récépissé daté et signé. Le récépissé est annexé à l’exemplaire du contrat de travail conservé par l’employeur et doit être communiqué sans déplacement aux agents dûment habilités de l’inspection du travail, à la première réquisition dans les mêmes conditions que le registre employeur sous peine de sanctions.
2) L’inscription du salarié au registre de l’employeur
Aux termes de l’article L221 du code du travail Sénégalais du 1er décembre 1997, l’employeur est tenu d’inscrire dans le registre employeur dès l’embauche les nouveaux salariés. Toute personnes physique ou morale publique ou privée, laïque ou religieuse employant plus de 10 travailleurs au sens de l’article L2 du code du travail doit tenir constamment à jour, au lieu d’exploitation un registre dit << registre employeur >>. Ce registre doit mentionner par ordre d’embauchage, tous les salariés occupés par l’établissement. Ainsi sont concernés les salariés recrutés sous contrat de travail à durée déterminée ou à durée indéterminée, mais aussi les travailleurs intérimaires ou les salariés mis à disposition
Sont néanmoins dispensés de la tenue du registre employeur les personnes employant uniquement des gens de maisons et pour leurs besoins personnels. Les travailleurs embauchés à l’heure ou à la journée pour une occupation de courte durée qui sont effectivement payés en fin de travail ou au plus tard en fin de journée ne font pas obligatoirement l’objet d’une inscription dans le registre employeur.
Le non tenu du registre de l’employeur ou la non inscription du salarié embauché sur ce registre est sanctionné pénalement.
3) L’information de l’inspection du travail
Tout travailleur embauché fait l’objet d’une déclaration établie par l’employeur et adressée à l’inspection du travail et de la sécurité sociale conformément à l’article L222 du code du travail du 1er décembre 1997 précité. Cette déclaration plus connue sous le nom de déclaration des mouvements des travailleurs est établie en cinq (05) exemplaires et est accompagnée d’un certificat de visite et contre visite du travailleur embauché, du contrat de travail en quatre (04) exemplaires au moins. Elle est déposée auprès de l’inspecteur du travail qui y appose un visa et délivre un numéro d’identification. Tous les travailleurs qui quittent l’entreprise doivent également faire l’objet d’une déclaration établie dans les mêmes conditions, mentionnant en outre la date de départ de l’établissement.
4) L’affiliation à la Caisse de Sécurité Sociale (CSS)
Cette affiliation permet aux salariés de bénéficier des prestations familiales, et en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelles d’obtenir réparation sous forme de prise en charge et de remboursement des frais. Les cotisations sont entièrement supportées par l’employeur. Pour s’affilier, l’employeur doit remplir un formulaire de demande d’immatriculation et transmettre à la CSS accompagnée des pièces suivantes :
- - Une photocopie des statuts de la société
- - Une photocopie d’inscription au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier
- - Une déclaration d’ouverture d’établissement visée par l’Inspection du travail
- - Une déclaration de mouvement des travailleurs visée par le service de la main d’œuvre
- - Un livret de paie (paraphé par le Greffe du tribunal régional)
- - Un numéro d’identification nationale de l’entreprise (NINEA)
La CSS attribue à l’employeur lorsque le dossier est complet un numéro d’affiliation valable pour tout le personnel déclaré, qui devra être rappelé à chaque intervention auprès de la caisse.
4) L’affiliation à L’Institution de Prévoyance Retraite du Sénégal (IPRES)
Dès l’embauche d’un salarié au Sénégal, une demande d’immatriculation en qualité d’employeur doit être faite auprès de L’IPRES. Cette demande doit être accompagnée les Pieces suivantes :
- - Une photocopie de l’inscription au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier ou acte notarié et photocopies des statuts de l’entreprise
- - Une déclaration d’établissement visée par l’Inspection du travail
- - Le registre de paie paraphé par le Greffier du tribunal
- - Le registre de l’employeur lorsque l’entreprise utilise plus de 10 salariés
- - Contrat de travail de chaque employé s’il est à durée déterminée
- - Le Numéro NINEA
- - Photocopie légalisée de la carte d’identité de l’employeur et des employés si l’employeur est une personne physique
- - Une déclaration du mouvement du travailleur visée par le Service de la Main d’œuvre
Un imprimé récapitulatif de l’effectif du personnel dit << état de recensement >> est remis à l’entreprise.
5) L’affiliation à l’Institut de Prévoyance Maladie
Les institutions de prévoyance maladies sont régies au Sénégal par le décret N° 75-895 du 14 Août 1975 portant organisation des institutions de prévoyance maladie d’entreprises ou interentreprises. Les IPM sont des mutuelles indépendantes qui couvrent les soins liés à des maladies non professionnelles. Elles sont gérées par un conseil d’administration composée d’un président, d’un Secrétaire général et d’un trésorier. Les adhérents sont issus des entreprises et des professions libérales.
Les entreprises de plus de 100 travailleurs ont le choix entre adhérer à une IPM préexistante ou créer leur propre IPM. Lorsque entreprise comporte moins de 100 travailleurs, elle doit se regrouper avec d’autres entreprises pour atteindre le chiffre de travailleurs au sein d’une IPM inter-entreprises. Les cotisations sont versées par l’entreprise à L’IPM à raison de 3% pour l’employeur et 3% pour l’employé. La liste des IPM est disponible à la Chambre de Commerce, d’Agriculture et de L’Industrie de Dakar.
6) La visite médicale d’embauche
Avant l’admission d’un travailleur à toute activité salariée, ou au plus tard avant la fin de la période d’essai, l’employeur doit le soumettre à une visite médicale dont le but est de :
- - Rechercher si le salarié n’est pas atteint d’une affection dangereuse pour les autres travailleurs.
- - De s’assurer s’il est médicalement apte au poste de travail auquel le chef d’entreprise envisage de l’affecter
- - De proposer éventuellement les adaptations du poste au l’affectation à d’autres postes